Unternehmenschaos: 7 Lektionen aus 10 Jahren Eventfotografie

Früher waren wir, wie viele Fotografen, eher „Alleskönner“, wenn es um professionelles Fotografieren ging. An einem Tag fotografierten wir eine Hochzeit und am nächsten ein Produktshooting.

Viele Menschen, mit denen wir reden, fragen uns immer: „Ist das nicht ein bisschen langweilig?“. Ganz im Gegenteil. Wir können an allen möglichen tollen Veranstaltungen teilnehmen und Technologie sehen, Jahre bevor die Öffentlichkeit überhaupt davon erfährt. Wir treffen Staatsoberhäupter, weltberühmte Prominente, Branchenführer und mehr.

Als wir mit der Firmeneventfotografie anfingen, war uns nicht klar, wie viel wir über Logistik, Planung und Organisation von Fotoshootings lernen mussten, die uns völlig fremd waren. Im Laufe der Jahre wurden wir von unseren Kunden mit so vielen Überraschungen konfrontiert (z. B. als wir gebucht wurden, um an einem Messestand mit Besuchern Fotos und Videos von einem Star der A-Liste zu schießen, und der Promi dann betrunken auftauchte und erschrak). Ich habe alle Frauen angesprochen, die in der Kabine arbeiten … ja, das ist tatsächlich passiert), was uns viele wichtige Lektionen für die Führung unseres Fotogeschäfts beigebracht hat.

Wenn Sie also neu in der Unternehmensfotografie sind oder vielleicht schon eine Weile in diesem Bereich fotografieren, können einige unserer Erkenntnisse vielleicht auch für Sie hilfreich sein.

Stellen Sie Ihrem Kunden zunächst immer VIELE Fragen zur Veranstaltung und bleiben Sie hartnäckig, wenn Sie keine Antworten erhalten!

Oftmals werden Veranstaltungen von Teams zusammengestellt, die oft wenig Erfahrung im Umgang mit externen Auftragnehmern haben. Daher werden sie uns in letzter Minute die seltsamsten Anfragen überbringen.

Wir haben einmal eine Cybersicherheitskonferenz gedreht, bei der alle unsere Teammitglieder vor der Veranstaltung eine bundesstaatliche Hintergrundüberprüfung bestehen mussten. Kunden haben uns in letzter Minute mit der Notwendigkeit spezieller OSHA-Zertifizierungen für unser Team, besonderer Anforderungen an den Versicherungsschutz usw. angesprochen. All das hätte weit im Voraus geklärt werden können, wenn wir die richtigen Fragen gestellt hätten.

Jetzt versenden wir tatsächlich bei der Buchung einen Fragebogen an alle unsere Kunden, in dem wir eine Vielzahl von Fragen zu besonderen Bedürfnissen oder Anforderungen an uns stellen. Wir fragen, wie die Umgebung sein wird, wenn wir fotografieren (draußen, drinnen oder beides). Wir fragen nach der Kleiderordnung (ein Kunde hat uns drei Tage vor dem Shooting gebeten, rauszugehen und unseren Mitarbeitern Smokings anfertigen zu lassen – dafür haben wir ihnen extra berechnet).

In anderen Fällen werden wir von Leuten engagiert, die keinerlei Erfahrung mit der Inszenierung oder der Auswirkung der Dinge auf Fotos und Videos haben. Wir haben einmal eine dreitägige Schulungsveranstaltung für etwa 100 Teilnehmer gedreht. Das Unternehmen stellte Software für Point-of-Sale-Computer in der Gastronomie her. Ihre Bühne bestand aus einem 20 Fuß breiten Leinwandbanner, der an einem Gerüst hing und von darunter angebrachten Uplights beleuchtet wurde. Da auch keiner der Lautsprecher auf der Bühne beleuchtet war, wurden alle mit blauem Licht auf einem reflektierenden Banner hinterleuchtet.

Unser Fotograf konnte in diesem Fall einen Blitz verwenden (was wir bei Präsentationen lieber nicht tun, es sei denn, es ist absolut notwendig), aber wir haben diese Veranstaltung auch von der Rückseite des Raums aus gefilmt. In diesem Fall sah jeder auf der Bühne schrecklich aus und wir haben den Kunden darauf hingewiesen. Niemand hatte bei der Planung der Veranstaltung jemals daran gedacht, irgendeine Art von Theaterbeleuchtung für die Bühne zu besorgen, weil sie dachten, das Banner und die Lichter würden „niedlich aussehen“. Als sie mit dem Veranstaltungsort darüber sprachen, beliefen sich die Kosten für die Beleuchtung für die drei Tage auf fast 7.000 US-Dollar, was weit über dem Budget der Veranstaltung lag. Infolgedessen erhielten sie Videos von schlechter Qualität.

Dies war auch nicht das erste Mal, dass wir auf genau diese Art von Szenario gestoßen sind, bei dem kleine Firmenpräsentationen nie genug Licht auf der Bühne haben. Also beschlossen wir, etwas dagegen zu unternehmen und in einige robuste Beleuchtungsbäume, einige LED-PAR-Leuchten und einen Transportkoffer für all das zu investieren. Wenn uns ein Kunde erzählt, dass er nie darüber nachgedacht hat, wie er die Bühne beleuchten würde, können wir unser Kit dafür anbieten und ihm nur 1/3 so viel berechnen wie das Hotel oder der Kongresssaal. Das Ergebnis ist nicht nur, dass die Veranstaltung für sie besser aussieht, sondern auch VIEL bessere Fotos und Videos, die wir liefern können, was zu Wiederholungsbuchungen und einem viel zufriedeneren Kunden führt. Das von uns gekaufte Original-Beleuchtungsset hat sich in zwei Buchungen amortisiert, und seitdem haben wir unsere Bühnenbeleuchtung zweimal aufgerüstet.

Wir wurden einmal beauftragt, die Preisverleihung für ein großes Zigarrenunternehmen zu fotografieren. Es war eine elegante Veranstaltung für ihre Top-Verkäufer und uns wurde gesagt, dass es einen Cocktailempfang und ein Bankett/Preisverleihungsdinner direkt im Anschluss geben würde. Es schien unkompliziert und nichts, was wir nicht schon Dutzende Male gedreht hatten. Wir waren zu dritt, um die Veranstaltung zu fotografieren. Ich hatte einen Fotografen beauftragt, alle eintretenden Gäste vor einer Step-and-Repeat-Kulisse zu fotografieren, während zwei von uns drinnen waren und Fotos vom Cocktailempfang machten. Sobald das vorbei war, würden wir alle drei die Preisverleihung fotografieren. Die Veranstaltung fand in einem gehobenen Hotel am Las Vegas Strip statt.

Was nach unserer Ankunft geschah, hätte ich nie vorhersagen können, hätte es aber wahrscheinlich tun sollen.

Da diese Veranstaltung in einem Ballsaal eines noblen Hotels stattfand, hätte ich nie gedacht, dass das Rauchen von Zigarren erlaubt sein würde, und nicht hier und da ein wenig Zug, alle rauchten wie ein Schornstein. Als wir uns fertig machten und den kleineren Ballsaal betraten, in dem der Cocktailempfang stattfand, bemerkten wir, dass dort riesige Zigarrenhumidore herumgeschoben wurden, die mit jeweils Hunderten von Zigarren gefüllt waren – alle kostenlos für ihre Gäste.

Männer im Smoking und Frauen in Abendkleidern schnappten sich eine Handvoll Zigarren und rauchten sie die ganze Nacht über. Es dauerte nicht lange, bis sich der Ballsaal mit so viel Rauch füllte, dass wir nicht mehr von einer Seite zur anderen sehen konnten. Der Rauch drinnen brannte in unseren Augen und verursachte uns solche Atembeschwerden, dass wir alle alle 10 Minuten Pausen einlegen und nach draußen gehen mussten, um frische Luft zu schnappen.

Dann wird bekannt gegeben, dass das Abendessen zusammen mit Live-Musik für alle in einem viel größeren Ballsaal serviert wird und die Preisverleihung bald beginnen wird. Wir gingen in den viel größeren Raum und dachten, dass es jetzt viel besser sein würde, aber das war nicht der Fall. Es war etwas wirklich Seltsames, einer Frau in einem teuren Abendkleid dabei zuzusehen, wie sie eine Zigarre rauchte, während sie ihr Filet-Mignon-Hummer-Abendessen anschnitt. Es dauerte nicht lange, bis dieser Raum wie der smogige Dunst einer Großstadt aussah. Als alles gesagt und getan war, waren wir alle tagelang krank. Unsere Kameraobjektive waren überall verrußt und wir stellten dem Kunden eine gründliche Reinigung und Wartung der Kamera in Rechnung.

Ich frage mich, ob die Person, die uns gebucht hat, uns absichtlich nie von dem Rauch erzählt hat, aber gleichzeitig hätte ich auch daran denken sollen, nachzufragen. Unsere Lektion hier ist, dass wir unsere Kunden immer bitten, zu beschreiben, wie die Veranstaltungen aussehen werden, damit wir wissen, wie wir uns richtig darauf vorbereiten können. In diesem Fall wären vielleicht Gasmasken oder Schutzanzüge für gefährliche Stoffe eine gute Idee gewesen. Ich hätte diesen Job auch abgelehnt, wenn ich gewusst hätte, dass wir in dieser Nacht so viel Passivrauchen ausgesetzt sein würden.

Wenn es um das Fotografieren von Firmenevents geht, kann ich nicht genug betonen, wie wichtig es ist, vor dem Shooting immer wieder alles mit dem Kunden durchzugehen. Wenn Unternehmen große Firmenveranstaltungen planen, können daran Dutzende oder sogar Hunderte von Personen aus verschiedenen Abteilungen und Gremien beteiligt sein. In den Wochen und Monaten der Planung der Veranstaltung treffen sich diese Teammitglieder möglicherweise mehrmals in verschiedenen Besprechungen, um Zeitpläne, Personalzuweisungen, die Rednerliste, Menüoptionen für die Mahlzeiten und die individuellen Getränke, die sie auf ihrer privaten Party genießen, auszuarbeiten. usw. Wenn Sie also zwei Monate vor Beginn einen Überblick über die Veranstaltung erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich die Dinge bis zum Beginn der Veranstaltung dramatisch ändern werden, und höchstwahrscheinlich erhalten Sie nicht die aktualisierte Liste aller Änderungen.

Vor ein paar Jahren wurden wir für die Dreharbeiten einer großen, dreieinhalbtägigen E-Commerce-Konferenz gebucht. Es war die erste Veranstaltung, die dieses Unternehmen veranstaltete, und deshalb wollte man ausführlich über alles berichten. Sie wollten nicht nur Fotos von all ihren Keynote-Präsentationen auf der Hauptbühne, sondern auch von jeder der fast 100 Breakout-Sessions, außerdem Fotos vom Green Room für ihre prominenten Redner und Bilder aller Markenerlebnisse, die sie an Espressostationen boten bis hin zu Yoga-Kursen am frühen Morgen und noch viel mehr.

Sie wollten, dass mehrere Fotografen ihre Firmenfeier fotografieren, den gesamten Veranstaltungsaufbau dokumentieren und, um das Ganze abzurunden, die Videoberichterstattung zu einem Highlight-Video machen. Es war viel. Darüber hinaus hatten sie einen kleinen Ausstellungsbereich und sie sagten uns, sie wollten Fotos von jedem einzelnen Stand, damit sie diese nutzen könnten, um bei zukünftigen Veranstaltungen mehr Anbieter anzulocken.

Als wir sechs Monate zuvor dafür gebucht wurden, führten wir dieses Gespräch:

„Wie viele Anbieter erwarten Sie ungefähr auf der Expo?“ wir fragten. „Ungefähr ein Dutzend, vielleicht 15 oder so“, sagten sie uns. „Wir möchten sicherstellen, dass jeder Stand gut fotografiert wird, also seien Sie sich dessen bitte bewusst“, wiederholten sie. Kein Problem. Für einen Tag haben wir einen engagierten Fotografen beauftragt, ein paar Stunden lang den Ausstellungsbereich zu fotografieren.

Am Tag vor Beginn der Konferenz gingen wir mit ihren Mitarbeitern durch die Halle und besprachen alle letzten Details, als wir die Ausstellungshalle betraten, die noch im Aufbau war. „Hier sind viel mehr als zwölf Aussteller“, sagte ich mit gesenktem Kiefer. „Oh ja, wir haben jetzt ungefähr 175. Ich glaube, wir haben vergessen, es Ihnen zu sagen. Und ja, stellen Sie bitte sicher, dass jeder Stand fotografiert wird. Das ist wirklich wichtig!“ wird uns jetzt gesagt.

Von einem Fotografen, der ein oder zwei Stunden lang in Kabinen fotografierte, ging es nun weiter, bis hin zu einem engagierten Fotografen, der über mehrere Tage hinweg mehr als zehnmal so viele Aufnahmen machen konnte, wie wir erwartet hatten. Wir mussten Stunden damit verbringen, den Zeitplan zu überarbeiten, um dies zu berücksichtigen, und in letzter Minute mehr Personal einstellen, um zu helfen. Dem Kunden ist das alles natürlich egal, aber es liegt immer noch an Ihnen, dafür zu sorgen und ihn glücklich zu machen. Deshalb wissen wir jetzt, dass bei Großveranstaltungen wie dieser immer Leute in Bereitschaft sein müssen!

Wir haben einmal eine große Veranstaltung im Caesars Palace hier in Las Vegas gedreht, dessen Kongresszentrum etwa 300.000 Quadratmeter groß ist und sich über mehrere Etagen erstreckt. Zwei Tage vor der Veranstaltung erhielten wir unsere endgültige Aufnahmeliste der Redner und Veranstaltungen, die den ganzen Tag über fotografiert werden mussten. Wir kamen früh an, rüsteten uns und begannen genau nach Plan mit den Dreharbeiten.

Uns wurde wiederholt gesagt, dass eines der wichtigsten Dinge, um Fotos von diesem Tag zu machen, eine Mittagspressekonferenz für ein wichtiges Produkt war, das sie auf den Markt brachten. Wir hatten es auf unserer Shot-Liste, Erinnerungen auf unseren Handys usw. Wir waren alle bereit zu gehen. 30 Minuten vor Beginn der Pressekonferenz gingen wir zu dem auf unserer Aufnahmeliste vorgesehenen Ballsaal, und als wir eintraten, war der Raum völlig leer. Keine Tische, keine Stühle, keine Bühne … nichts.

Ich ging aus dem Raum, bestätigte den Namen des Raums anhand unserer Aufnahmeliste und alles stimmte überein. Ich rief unsere Kontaktperson vor Ort für das Unternehmen an und sie ging nicht ans Telefon. Ich schicke ihr Textnachrichten und rufe immer wieder an, ohne dass eine Antwort erfolgt. Wir laufen durch die Gegend und schauen, ob die Pressekonferenz in einen angrenzenden Ballsaal verlegt wurde und alles um uns herum leer war.

Fünf Minuten vor Beginn der Pressekonferenz erhalte ich den Anruf. „Wo seid ihr?! Die Pressekonferenz beginnt gleich!!!!“ sagt unser Kunde. „Wir stehen gerade vor dem Ballsaal und niemand ist hier“, sagte ich. Sie antwortet: „Oh, ich glaube, ich habe vergessen zu sagen, dass wir die Pressekonferenz gestern Abend in einen anderen Raum auf der anderen Seite des Kongresszentrums und zwei Stockwerke tiefer verlegt haben. Wie ist Ihre voraussichtliche Ankunftszeit?“ Also rannten wir mit Kameras um den Hals und Pelican-Koffer voller Ausrüstung durch ein riesiges Kongresszentrum zu einer Pressekonferenz … die sowieso 30 Minuten zu spät begann.

Die Lektion hier ist: Ganz gleich, was der Kunde Ihnen sagt: Überprüfen Sie die Veranstaltung jeden Morgen oder an langen Tagen sogar mehrmals am Tag und melden Sie sich bei ihm, um sicherzustellen, dass alles dort ist, wo es sein soll, und passiert, wenn es soll passieren. Bei dieser Art von Dreharbeiten kommt es häufig vor, dass sich Ereignisse verschieben oder sich die Zeiten ändern. Daher ist es wichtig, mindestens einen oder zwei Ansprechpartner vor Ort zu haben, die Sie regelmäßig erreichen können, falls die Dinge schiefgehen.

Wenn Sie vorhaben, mit den ersten Schritten in die Fotografie großer Firmenevents einzutauchen, stellen Sie sicher, dass Sie über eine große Kontaktliste verfügen und bereit sind, einfallsreich zu sein, wenn Sie in diesem Geschäft erfolgreich sein wollen. Wir haben den Grundsatz, dass die Antwort immer „JA“ lautet, egal, was von uns verlangt wird! und wir können die Details später herausfinden.

Einer unserer größten Kunden lässt uns jedes Jahr mehrere Großveranstaltungen für ihn fotografieren, deren Höhepunkt die jährliche Konferenz ist, zu der über 5.000 Mitarbeiter nach Las Vegas fliegen. An einer ihrer kleineren Schulungsveranstaltungen nahmen jedoch nur ein paar hundert Personen teil, und sie baten uns, Fotos und Videos einiger Keynote-Sitzungen zur Verfügung zu stellen, um sie an den Rest des Unternehmens zu verteilen, der nicht teilnehmen konnte. Bis zum zweiten Tag war es überhaupt kein sehr komplexes Shooting.

„Wir wollen morgen irgendwann ein Gruppenfoto mit allen hier machen. Wie können wir das machen?“ Der Kunde hat uns gefragt. „Das ist nicht so einfach, wie alle in einem Raum zusammenzubringen und sie auf einer Leiter zu erschießen“, erklärten wir, aber sie beharrten darauf, dass sie das wirklich wollten.

Die Veranstaltung fand im Park MGM Resort statt, direkt neben dem Toshiba Plaza und der T-Mobile Arena, wo das NHL-Team Vegas Golden Knights spielt. Der Innenhof zwischen den beiden Grundstücken ist sehr groß und bietet problemlos Platz für so viele Personen. Es gibt auch ein angrenzendes Parkhaus, in dem wir dachten, wir könnten einen Fotografen für das Gruppenfoto positionieren. Also machten wir uns in der Mittagspause auf den Weg, die Dinge zu begutachten, und stellten fest, dass zur einzigen Tageszeit, zu der wir dieses Foto machen konnten, die Sonne über den Hof wanderte und ein Schatten die Hälfte der Gruppe verdeckte, während die andere Die Hälfte wäre direktem Sonnenlicht ausgesetzt, also würde das nicht funktionieren.

Unsere einzige andere Möglichkeit bestand darin, die Gruppe an einen anderen Ort im Innenhof zu verlegen und irgendwo hoch oben zu stehen, um das Foto zu machen, und das Hotel war diesbezüglich nicht sehr kooperativ. Also rief ich meinen Freund Joe an, der Geschäftsführer eines großen Speditions- und Logistikunternehmens war. Wie schwierig wäre es, innerhalb von 24 Stunden eine Scherenhebebühne dorthin zu liefern? "Kein Problem!" er sagte. Er würde sogar jemanden zur Verfügung haben, der es für uns fährt! 23 Stunden später hatten wir unsere Scherenhebebühne, die Mitarbeiter des Kunden brachten alle dazu, ein Konferenzhemd zu tragen, drängten alle in den Innenhof und wir bekamen unser Foto.

Die Lektion hier besteht darin, Visitenkarten für alle aufzubewahren, die Ihnen jemals bei irgendetwas helfen können, und ihre Informationen organisiert und auf Ihrem Telefon aufzubewahren. Man weiß nie, wann jemand jemanden braucht, der einem am Tag 1.000 Cupcakes backt, in weniger als einer Woche einen Firmensackhüpfen als Teil einer Teambuilding-Aktivität organisiert oder einen Scherenlift zum Toshiba Plaza für ein Gruppenfoto besorgt Hunderte von Menschen.

Manchmal hat man jedoch nicht den Luxus, einfach jemanden anrufen zu können. Sie müssen in der Lage sein, ein Problem mit etwas Kleinarbeit zu beheben. Einmal wurden wir für ein Shooting für einen Anbieter bei einem Bibliothekstreffen gebucht (ja, das gibt es). Das Thema der diesjährigen Messe lautete „Transforming Your Library“, also buchte einer der Hauptsponsoren der Veranstaltung, ein Softwareunternehmen, uns, um Fotos mit den Besuchern zu machen, und einen „Transformer“-Straßenkünstler, der die Leute an seinen Stand lockte. Also machten wir ein Foto des Teilnehmers mit dem Transformer, übertrugen die Fotos drahtlos an eine Online-Fotogalerie und gaben den Teilnehmern dann eine Karte mit dem Hinweis, wo sie ihr kostenloses Foto herunterladen können, nachdem wir ihren Ausweis gescannt hatten. Es war eine wirklich lustige Aktion und wir wussten, dass sie allen gefallen würde.

Während der Planungsphase fragte uns unser Kunde: „Wo können wir also jemanden finden, der unser Transformer ist? Die meisten Talentagenturen in Vegas waren nicht sehr kooperativ.“ „Oh, das können wir sicher für Sie erledigen“, sagten wir und vereinbarten einen Preis, dem sie zustimmten. Jetzt mussten wir nur noch einen Transformator finden! Wir hatten über einen Monat Zeit, dies zu planen, also führten wir einige Casting-Anrufe in den sozialen Medien durch und erhielten viele Antworten (einige besser als andere). Einer der Befragten hatte ein toll aussehendes Kostüm, war mit der von uns angebotenen Bezahlung zufrieden und erklärte sich bereit, den Job zu übernehmen.

Ein paar Tage vor der Veranstaltung rief ich unseren Darsteller an, um alles zu bestätigen, und bekam die schlechte Nachricht: „Oh ja, ich habe mein Kostüm verkauft und bin nach Kalifornien gezogen. Tut mir leid!“ und er legte auf. Wir sind jetzt weniger als eine Woche entfernt und hatten keinen Transformer. Was haben wir also gemacht? Wir sind durch die Straßen von Las Vegas gegangen, um einen zu finden!

Wenn Sie eine Weile nicht in Las Vegas waren, sind die Innenstadt und der Las Vegas Blvd. („The Strip“) haben Dutzende Straßenkünstler, die um Trinkgeld bitten. Sie werden Musiker, Schlangenmenschen, Zauberer und alle möglichen einzigartigen Entertainer sehen. Sie werden auch eine Menge Menschen in den unterschiedlichsten Kostümen sehen, die im Gegenzug für ein Trinkgeld ein Foto mit Ihnen machen möchten. Ein paar Stunden damit zu verbringen, zu Fuß zu gehen und mit jedem „Transformer“ zu reden, den ich finden konnte, war sicherlich eine Herausforderung, da viele der Straßenkünstler kein Englisch sprachen, aber ich habe es geschafft, jemanden zu finden, der für den bevorstehenden Firmenauftritt zur Verfügung stand . Am Ende hat also alles geklappt, aber es war sicherlich eine sehr stressige Woche, in der wir gehofft haben, dass wir jemanden finden und dass er auftaucht.

Unser Transformer erschien pünktlich und er war großartig. Alle auf dem Kongress waren von ihm begeistert, und nachdem wir von unserem Kunden das Lob dafür erhalten hatten, wie gut alles gelaufen ist, wussten wir nicht, wie verrückt das war, was in den Tagen vor der Veranstaltung passierte. Erst später erzählten wir ihnen, was passiert war, und wir lachten alle herzlich. Es war ein stressiger Moment, aber wir haben alles unter einen Hut gebracht.

Jedes Genre der Fotografie hat seinen eigenen Grad an Verrücktheit und wir hätten nie gedacht, dass uns das Fotografieren von Firmenevents so sehr auf Trab halten würde. Wenn wir jedoch etwas über all das gelernt haben, dann ist es, dass der Beruf eines Firmenevent-Fotografen viel mehr bedeutet, als nur Cocktailempfänge zu fotografieren. Sie müssen lernen, unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren, sich gut mit Menschen zu vernetzen, gut organisiert zu bleiben, Teams aus Kreativteams gut zu leiten und gleichzeitig Ihre Kunden besonders glücklich zu machen. Eines ist jedoch sicher: Die Arbeit in diesem Umfeld führt zu einigen interessanten Geschichten!

Über den Autor : Adam Sternberg ist seit über 25 Jahren ein professioneller Fotograf und Videofilmer in Las Vegas. Er ist Miteigentümer von CorporatePhotographers.com, einem der größten Unternehmen für Unternehmensfotos und -videos in der Stadt.