Fernkonferenz nach der Pandemie

Von Max Palmer • 14. Mai 2023

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Diese Geschichte erschien ursprünglich im Kalender

Fortsetzung des Gesprächs über persönliche Konferenzen im Vergleich zu Remote-Meetings. Warum sind einige völlig nutzlos, während andere so bedeutungsvoll sind? Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie mehr aus diesen Remote-Meetings herausholen können.

Wenn Sie auf einer Live-Konferenz eine Präsentation halten, haben Sie ein fesselndes Publikum. Bei einem virtuellen Meeting müssen Sie auf die Kamera und nicht auf den Bildschirm schauen. Die Anpassung an diese Änderung hat möglicherweise einige Zeit in Anspruch genommen. Jetzt haben Sie mehr Leute im Büro und sind gespaltener – Sie möchten aufmerksamer sein und von Ihrem Live-Publikum aus blicken – als zurück in die Kamera. Wenn Sie auf Ihren Bildschirm schauen, sieht es aufgrund des Kamerawinkels so aus, als würden Sie niemanden ansprechen. Unabhängig davon, ob Sie nur einen weiteren Teilnehmer haben, der noch von zu Hause aus arbeitet – gehen Sie weiterhin davon aus, dass das Publikum die Kamera ist.

Wenn es um Notizen geht, können Sie von einer Notiz in Ihren Händen oder einem Computerbildschirm lesen. Versuchen Sie jedoch, den Blick immer auf die Kamera zu richten, wenn Sie den Kopf heben. Das Sprechen ohne Notizen und das Auswendiglernen der meisten Inhalte sind absolute Voraussetzungen für Professionalität; Lassen Sie nicht zu, dass Kameras und Notizen Ihre Aufmerksamkeit ablenken. Eine weitere unangenehme Angewohnheit ist es, sich beim Blick in die Kamera ins Gesicht zu fassen.

Wenn Menschen in einer Videokonferenz ihre Tastaturen nutzen, um sich Notizen zu machen oder andere Aufgaben zu erledigen, sieht das nicht gut aus. Um bei Besprechungen mehr Ideen zu generieren, ist es am besten, wenn alle aufmerksam sind und psychologisch anwesend sind. Eine Herausforderung kann Ihre Tastatur sein. Andere Teammitglieder könnten durch das Tippen Ihrer Finger auf der Tastatur irritiert sein. Eines der Grundkonzepte für Besprechungen besteht darin, die Tastatur weniger zu benutzen. Verwenden Sie bei Bedarf eine leise Tastatur, wenn Sie in einer Besprechung Notizen oder Protokolle machen – und tippen Sie nur, wenn es unbedingt erforderlich ist.

Noch besser: Zeichnen Sie während eines Videogesprächs das Meeting auf und versenden Sie die Notizen später. Sie können den Bildschirm einer Videokonferenz mit jedem führenden Programm für virtuelle Konferenzen aufzeichnen. Bitten Sie jedoch unbedingt vorher um Erlaubnis, da der Gastgeber einer sehr privaten Videokonferenz die Aufzeichnung unter Umständen verbieten kann.

Sie könnten glauben, dass Ihre Bewegungen bedeutungslos sind, da Sie die anderen Spieler nicht sehen können. Es ist jedoch wichtig, alle Körperbewegungen auf ein Minimum zu beschränken. Mehrere Bedeutungen können nonverbal vermittelt werden. Es ist wichtig, so wenig Körper wie möglich zu bewegen. Andere Spieler werden irritiert und abgelenkt, wenn Sie hin und her schwanken. Nicht. Ein ähnliches Zeichen von Unbehagen oder Müdigkeit während Ihrer Besprechungen ist das häufige Verrutschen Ihres Sitzes.

Dies gilt nicht nur für die Gastgeber der Tagung. Bei jeder Konferenz sollten die Pausen auf ein Minimum beschränkt werden, aber dennoch genügend Zeit für eine erholsame Pause lassen. Wenn Sie jedoch eine längere Konferenz durchführen, ist es wichtig, eine lange Pause einzulegen und für Verpflegung zu sorgen. Ein fünfstündiges Live- oder virtuelles Meeting ohne Pausen würde keinen Spaß machen. Ihre Teilnehmer werden die Möglichkeit zu schätzen wissen, die Toilette zu benutzen, zu essen, zu entspannen oder die Veranstaltung einfach für kurze Zeit zu verlassen. Denken Sie daran, dass Bewegung das kognitive Wohlbefinden steigert.

Doch welche Tageszeit ist ideal für eine Tagungspause? Bei der Erstellung Ihres Konferenzplans sollten Sie die Länge von Besprechungen und Pausen berücksichtigen. Gemäß Regel 52 und 17 sollte eine Besprechung 52 Minuten mit einer 17-minütigen Pause dauern. Dadurch wird die Produktivität der Teilnehmer gesteigert. Sie könnten den Zeitpunkt ändern. Ein Meeting kann auf 50 Minuten mit einer 20-minütigen Pause angesetzt werden, also insgesamt auf 70 Minuten. Das sind die Regeln – aber in unserem Unternehmen dauern die meisten Besprechungen 30 Minuten ohne Pause, was für uns gut funktioniert.

Essen Sie nicht vor der Kamera. Zu den Computernutzungsregeln gehört es, das Essen in der Nähe eines Computers zu vermeiden, um zu verhindern, dass sich Krümel zwischen den Tasten festsetzen. Essen während einer Konferenz, ob virtuell oder nicht, kann als unprofessionell angesehen werden. Versuchen Sie, sich so zu verhalten, als würden Sie sich persönlich treffen. Besonders bei einer kleinen Konferenz kann das Essen eine große Ablenkung sein.

Durch Drücken der Exit-Taste können Sie die Konferenz jederzeit verlassen. Allerdings sollten Sie Ihre Teilnehmer nicht verunsichern. Der Gastgeber kann Sie zu einem Vortrag oder einer Präsentation einladen. Wenn sie wissen, dass Sie ausgeschieden sind, können sie Sie aus dem Gespräch ausschließen und eine andere Person für die Übernahme der Aufgaben auswählen.

Es können unvorhergesehene Umstände eintreten, die Sie dazu zwingen, die Besprechung zu verlassen. Sie sollten jedoch jemanden informieren. Eine ausgezeichnete Möglichkeit ist das Versenden einer Chat-Nachricht. Seien Sie so höflich wie möglich und begründen Sie Ihre Abreise. Schließen Sie in dieser Situation einfach das Videokonferenzfenster und öffnen Sie es bei Ihrer Rückkehr wieder.

Wenn Sie auf der Konferenz präsentieren, müssen Sie Ihren Bildschirm wahrscheinlich mit anderen Teilnehmern teilen. Möglicherweise sind auf Ihrem Computer nicht verwandte Dateien vorhanden. Es ist unprofessionell, Ihren Bildschirm mit anstößigem oder nicht verwandtem Material zu teilen. Der Ruf Ihres Unternehmens kann durch unangemessene Inhalte geschädigt werden. Stellen Sie sicher, dass beim Teilen Ihres Bildschirms nur die Dinge sichtbar sind, die andere Besprechungsteilnehmer sehen sollen. Denken Sie außerdem an die Privatsphäre und lassen Sie keine Kundeninformationen auf Ihrem Bildschirm erscheinen.

Schließen Sie vor Beginn einer Videokonversation alle nicht benötigten Browser-Registerkarten und Anwendungen. Die Ergebnisse der automatischen Vervollständigung können peinlich sein, wenn Sie Ihren gesamten Desktop teilen. Öffnen Sie einen anderen Browser-Tab und treffen Sie im Voraus Vorkehrungen zum Schutz vertraulicher Informationen. Anstatt Ihren gesamten Desktop freizugeben, ist es am besten, einen Bildschirm oder ein Programm freizugeben. Dadurch haben Sie mehr Einfluss darauf, wie Ihr Publikum Ihre Inhalte sieht. Alles sollte sich um Sie und Ihre Hauptbotschaft drehen – nichts anderes.

Sie sollten Ihr Online-Meeting angemessen und professionell abschließen. Eine der schmackhafteren Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist eine Abschlussrunde, wie sie von Twitter und Medium-Mitbegründer Ev Williams gefördert wird. Grundlegend ist die Idee einer Abschlussrunde. Sie fordern lediglich Schlussbemerkungen zu den während der Konferenz behandelten Themen an. Dies kann in 30 Sekunden oder weniger abgeschlossen werden. In der Endrunde hat jeder die Möglichkeit, eine kurze Frage oder Beschwerde einzureichen. Als Gastgeber müssen Sie nichts sagen – und es zeigt, dass Sie als Gastgeber andere Standpunkte schätzen.

Anschließend können Sie sich als Gastgeber eine Minute Zeit nehmen, um die wichtigsten Erkenntnisse der Konferenz hervorzuheben – aber verdrängen Sie keinen Punkt. Idealerweise bereiten Sie Ihre Schlussbemerkungen im Voraus vor.

Schließlich sollten Sie als Gastgeber der Konferenz als Letzter abreisen, da Sie die Übertragung möglicherweise selbst beenden. Es kann als unhöflich angesehen werden, einen Videoanruf zu beenden, während noch jemand anderes dabei ist. Bitte verabschieden Sie sich fröhlich, damit andere ein gutes Gefühl hinterlassen.

Bildnachweis: Foto von Katerina Bolovtsova; Pexels; Danke schön!

Der Beitrag „Remote Conference“ in „Post Pandemic“ erschien zuerst im Kalender.