Zusammenarbeit im Zeitalter der Konferenz-Apps

So stellen Sie sicher, dass A/V-Technologien und Besprechungsräume die hybride Belegschaft angemessen unterstützen.

Obwohl man es sich kaum vorstellen kann, gab es noch vor drei oder vier Jahren Meetings, in denen alle Teilnehmer hauptsächlich persönlich an einem Konferenztisch im selben Raum versammelt waren. Das „Einwählen“ von Teilnehmern kam gelegentlich vor, war aber weit von der Norm entfernt.

Schneller Vorlauf bis 2023.

Heutzutage bestehen Meetings in vielen Fällen sowohl aus persönlichen als auch aus entfernten Teilnehmern, wodurch sich die Anforderungen an A/V und Räumlichkeiten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und effektive Kommunikation erheblich verändern. Mitarbeiter müssen sich heute mehr denn je auf Technologie und kreative Besprechungsräume verlassen, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen und Ideen aus der Ferne genauso effektiv – und gleichberechtigt – gehört und vorgetragen werden, wie sie es vor Ort tun würden. Für die heutigen Anlagenprofis ist das keine Kleinigkeit. Und angesichts des wachsenden Drucks, eine positive und produktive Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten, ist Zeit von entscheidender Bedeutung.

Während viele Einrichtungen möglicherweise über die „richtige“ Technologie verfügen – von UCC-Anwendungen bis hin zu Audio- und Videolösungen für Konferenzräume –, geht die Gleichberechtigung bei Besprechungen weit über technische Überlegungen hinaus. Die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Möglichkeiten zur Einbindung in Besprechungen wahrnehmen, kann einen großen Einfluss auf die Unternehmenskultur, die zwischenmenschlichen Beziehungen, das Mitarbeiterengagement und die allgemeine Arbeitszufriedenheit haben. Diese wichtigen Überlegungen werden nicht annähernd genug diskutiert und sind heute zu einer wichtigen Verantwortung für Facility-Fachleute geworden.

Heutzutage ist die Erfahrung hybrider Meetings für diejenigen, die aus der Ferne teilnehmen, oft am schwierigsten, was auf eine Mischung verschiedener Faktoren zurückzuführen ist: von schlechter Meeting-Etikette (z. B. Stummschalten anderer oder Multitasking) bis hin zu unklaren Erwartungen (z. B. der Einsatz von Kameras oder der Ort, an dem das Meeting stattfinden soll). von), bis hin zu minderwertiger Konferenzraumausstattung und Tonproblemen.

Teilnehmer an entfernten Standorten geben oft an, dass es ihnen aus mehreren Gründen schwerfällt, der Diskussion zu folgen: Das Mikrofon hat den nächstgelegenen Ton aufgenommen und ihm Priorität eingeräumt (bei dem es sich möglicherweise um Nebengeräusche und nicht um ein einflussreiches Gespräch mit dem Redner handelte). Die Leute saßen an einem langen Konferenztisch mit einer einzigen Kamera, so dass es schwierig war, die sprechende Person zu sehen. und Ungerechtigkeiten, wenn man versuchte, sich an der Konversation zu beteiligen und dabei feststellte, dass sie nicht so deutlich gehört oder nicht so berücksichtigt wurden wie Live-Teilnehmer.

Was ist also das Problem mit all dem?

Nun, zum einen kommt es darauf an, wer spricht. Wenn ein Mitarbeiter nicht klar verstehen kann, wer spricht, kann es für ihn schwierig sein, die Prioritäten für Aktionspunkte festzulegen und zu erkennen, wer nach der Besprechung was erwartet.

Zweitens können diese Treffen unproduktiv sein. Wenn jeder, der am realen (oder virtuellen) Tisch sitzt, nicht gesehen, gehört und der Diskussion nicht folgen kann, wird er wahrscheinlich die Verbindung trennen und möglicherweise sogar frustriert oder unmotiviert sein. Dies kann sich direkt auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.

Drittens: Wenn Ihre Beiträge nicht leicht anerkannt werden können, könnte dies Auswirkungen auf die Arbeitszufriedenheit und den beruflichen Aufstieg haben.

Die Realität ist, dass wir alle noch lernen und die Fähigkeit, ein völlig nahtloses und gleichberechtigtes Meeting-Erlebnis zu bieten, eine Herausforderung sein kann. Aber als Facility-Experte können Sie heute wichtige Schritte unternehmen, um typische Hindernisse zu beseitigen und den Mitarbeitern zu zeigen, dass ihre Beiträge gehört und geschätzt werden, egal wo sie arbeiten.

Hier sind drei wichtige Schritte, um allen Mitarbeitern mehr Chancengleichheit bei Besprechungen zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung über die erforderlichen Technologien und Besprechungsflächen verfügt, um hybrides Arbeiten bestmöglich zu unterstützen.

Hybrides Arbeiten ist ein Dauerbrenner und der Druck, für einen produktiven und positiven Arbeitsplatz zu sorgen, ist größer denn je. Sich die Zeit zu nehmen, um die Frustrationen der Mitarbeiter und die typischen Herausforderungen im Zusammenhang mit Besprechungen zu verstehen, wird von entscheidender Bedeutung sein, um strategische Entscheidungen im Zusammenhang mit der Einrichtung zu treffen und das Engagement der Mitarbeiter zu unterstützen, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Um ein angenehmeres und gleichberechtigteres Meeting-Erlebnis zu bieten, ist es wichtig, sowohl die technischen Anforderungen als auch die Platzanforderungen für Meetings zu berücksichtigen.

Langley ist Wescos Senior Vice President, Global Pro AV und UCC. Sein umfassender Hintergrund in der Energieverteilung und Umspannwerksteuerung bereitete den Weg für einen frühen Einstieg in die europäische Profi-A/V-Branche. Seit über 20 Jahren ist Langley in nahezu allen Bereichen des IKT-Bereichs führend, von Beratungsunternehmen über Systemintegratoren bis hin zu Fertigung und Vertrieb auf der ganzen Welt.

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